Zasady przetwarzania danych osobowych w SM Nowoczesna
W związku z wejściem w życie przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 2016, Nr 119, s.1), dalej zwanym RODO oraz Ustawy o ochronie danych osobowych z dn. 10.05.2018r. niniejszym ustala się następujące zasady ochrony danych osobowych w SM Nowoczesna.
I. Administratorem danych osobowych jest Spółdzielnia Mieszkaniowa Nowoczesna z siedzibą w Raciborzu ul. Wileńska 3
Kategorie przetwarzanych danych osobowych
W Spółdzielni mieszkaniowej Nowoczesna dane osobowe przetwarza w następujących kategoriach:
1. Dane osobowe członków Spółdzielni
– w celu realizacji statutowej działalności Spółdzielni. Dane przetwarzane są na podstawie przepisów Ustawy z dn. 16.09.1982r. Prawo spółdzielcze oraz Ustawy z dn. 15.12.2000r. o spółdzielniach mieszkaniowych.
2. Dane osobowe mieszkańców
– w celu obsługi nieruchomości. Dane przetwarzane są na podstawie Ustawy z dn. 24.06.1994r. o własności lokali oraz Ustawy z dn. 15.12.2000r. o spółdzielniach mieszkaniowych.
3. Dane osobowe najemców, dzierżawców, zleceniobiorców
– w celu realizacji zawartych umów. Dane przetwarzane są na podstawie RODO (art. 6 ust. 1 lit. b).
4. Dane osobowe dłużników
– w celu windykacji należności. Dane przetwarzane są na podstawie Ustawy z dn. 15.12.2000r. o spółdzielniach mieszkaniowych realizując prawnie uzasadniony cel administratora danych.
5. Dane osób biorących udział w procesie przetargowym
– w celu przeprowadzenia postępowania przetargowego np. sprzedaży mieszkania lub złożenia zamówienia na wykonanie określonych robót remontowo – budowlanych. Informacje dotyczą podmiotów/osób, biorących udział w przeprowadzanym procesie przetargowym. Dane przetwarzane są na podstawie RODO ( art. 6 ust. 1 lit. b).
6. Dane uczestników zajęć w ramach działalności społeczno – oświatowej i kulturalnej
– w celu prowadzenia przez spółdzielnie statutowej działalności społecznej, oświatowej i kulturalnej tj. prowadzenie zajęć edukacyjnych i kulturalnych oraz organizacji wycieczek, imprez i wyjść okolicznościowych. Dane przetwarzane są na podstawie zgody uczestników, a w przypadku osób niepełnoletnich i z ograniczoną zdolnością do czynności prawnych – ich prawnego opiekuna.
7. Dane dotyczące usterek i awarii
– w celu wykonania niezbędnych napraw zgłaszanych przez mieszkańców. Dane przetwarzane są na podstawie RODO ( art. 6 ust. 1 lit. b).
8. Monitoring wizyjny
– w celu ochrony osób i mienia (RODO, art. 6 ust. 1 lit. f). dane z monitoringu wizyjnego przetwarzane są przez okres nieprzekraczający 60 dni chyba, że stanowią one dowód w postępowaniu – w takim przypadku okres przetwarzania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Nagrania z monitoringu są udostępniane jedynie uprawnionym podmiotom (policja, prokuratura).
9. Korespondencja
– w celu realizacji właściwego obiegu i nadzoru nad korespondencją. Dane przetwarzane są na podstawie RODO art. 6 ust. 1 lit. c.
10. Dane ogłoszeniodawców
– w celu zamieszczania ogłoszeń na tablicy SM Nowoczesna – dane te przetwarzane są na podstawie zawartych umów. Dane przetwarzane są na podstawie RODO art. 6 ust. 1 lit. b.
11. Informacje o pracownikach oraz kandydatach do pracy
– w celu prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Dane przetwarzane są na podstawie Kodeksu Pracy (Ustawa z 26.06.1974r. z póź. zm. ). Dane dotyczące kandydatów do pracy przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody.
Dane przetwarzane są przez Spółdzielnie przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa lub okresu obowiązywania umowy.
Ponadto dane osobowe przechowuje się ze względu na:
obowiązki wynikające z regulacji księgowych i podatkowych – przez czas ich trwania;
bezpieczeństwo prawne – do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
A) Kategorie odbiorców danych osobowych
Przetwarzane przez Spółdzielnię dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
podmiotom świadczącym administratorowi usługi niezbędne do realizacji wyżej wskazanych celów, w tym partnerom IT, podmiotom realizującym wsparcie techniczne lub organizacyjne
podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa
Obecnie dane osobowe przetwarzane w zasobach SM Nowoczesna nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (UE). Jeżeli dojdzie do takiego przekazywania, informacja na ten temat zostanie niezwłocznie zamieszczona na stronie internetowej SM Nowoczesna.
Mając na uwadze prywatność osób, których dane osobowe są przetwarzane wszystkie informacje stanowiące dane osobowe są minimalizowane w stopniu umożliwiającym ich prawidłowe przetwarzanie.
B) Prawa osób w zakresie danych osobowych
Na każdym etapie przetwarzania przez Spółdzielnię danych istnieje prawo do:
– dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych przez SM Nowoczesna danych oraz uzyskania kopii tych danych,
– modyfikacji i poprawiania swoich danych, w tym – jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwwskazania – do ograniczenia ich zakresu przetwarzania.
– całkowitego usunięcia swoich danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli nie będą zachodziły inne przeciwwskazania prawne,
– nie podlegania automatycznym decyzjom opartym na profilowaniu,
– wniesienia sprzeciwu wobec niewłaściwego przetwarzania danych osobowych (w tym wycofania zgody),
– przeniesienia danych do innego Administratora Danych, jeżeli dane przetwarzane są w związku z udzieloną zgodą lub zawartą umową, chyba, że przeniesienie danych nie jest możliwe z uwagi na ograniczenia technologiczne.
– ograniczenia przetwarzania, wówczas dane osobowe będą mogły być przetwarzane przez Administratora danych jedynie w niektórych celach.
C) Inspektor danych osobowych
Spółdzielnia Mieszkaniowa Nowoczesna w Raciborzu wyznacza inspektora danych osobowych, z którym można skontaktować się poprzez e-mail: iodo@nowoczesna.com w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania danych osobowych.